英語を使うお仕事歴27年のねここが、お仕事での英語のあれこれ・英語を使うお仕事のあれこれをお伝えしています。
************
先日、ボスが中国オフィスに出張に行くことになり、中国行きビジネスビザの申請をしました。しました…。しましたが、取得ならず…。再申請しようと思えばできたのですが、申請も再申請もボス本人がビザ申請センターに行く必要があり、他の仕事も立て込んでいたので、断念することになってしまいました。（出張はボスの部下のひとりが代わりに行くことになりました。）
中国ビザの申請方法は中国ビザ申請センターのウェブサイトに記載がありますが、明確に記載されている箇所にたどり着けなかったり、記載されている内容では判断が難しかったり、で、確認がちょっと大変だった点が一点、そもそも確認することさえ思い及ばず申請却下に至ってしまった点が一点ありました。
今後、申請する方や、わたしのように上司などのために申請書類を準備する方のために、この注意点二点をシェアしておきます。
注意点1: 写真はプリントも必要！
中国ビザは、まずオンラインで申請します。必要な情報などなどすべてオンラインで入力し、ボスの写真もアップロードしました。中国ビザ申請の要件どおりの、白背景で48mm x 33mmの写真データを作ってアップロード。完璧。そこではたと思うワタクシ。「写真…。プリントせにゃならんのやろか…？」申請当日にボスが持って行かないといけないのか、オンラインでアップロードしたからプリントはしなくていいのか。サイトを見ただけでは明確には分からないのです。そして、作ったデータを正確なサイズにプリントするのはちょいと面倒。めんどくさいことはしたくない。
コレ、結論から言うと、「プリントは必要！」です。
これはビザ申請を代行している旅行会社などなどのサイト複数を確認して分かりました。申請当日に写真を持って行かないと、申請が却下されてしまいます。写真データをアップロードするだけでなく、必ずプリントを用意して持って行きましょう。
注意点2: 招聘状は中国語で！！
中国ビジネスビザの申請には招聘状（Invitation Letter）が必要です。中国ビザ申請センターのウェブサイトにも、そう記載があります。なので、ワタクシも張り切って招聘状の準備をしました。記載する必要のある項目を確認し、必要な情報をボスからゲットしたり、会社に確認したりして、バッチリな内容の招聘状（元データ）を用意。招聘元の中国の部署（同じ会社の中国オフィス）に、確認のうえで問題なければ元データのとおりに作成し、署名・押印して返送してほしいとお願いしました。そして申請当日、他の申請書類と一緒に、返送してもらった招聘状をボスに持って行ってもらいました。
もうそろそろ申請が済んだ頃かな…？そう思うころ、ボスから電話がかかってきました。
「ねここさん、招聘状ね…、中国語じゃないとダメなんだって〜！」
そう、わたしは何の疑いもなく、英語で招聘状の元データを用意してしまっていたのです。だってビザ申請センターの必要書類一覧には「中国語で！！」とか一言も書いてなかったし！！！
在中国の招聘元が発行して中国大使館や領事館に提出する書類だから、そりゃ中国語で作成するのが理にかなってますよね、とは後から思った話で、万国共通語である英語じゃダメなワケがない、と完全に思い込んでしまっていました。
わたしの秘書人生で最大のミスだと思っています。今のところ。ボスの初・中国出張がなくなっちゃったし。
というワケで、今後、中国ビザを申請する方、招聘元に招聘状（Invitation Letter）の作成をお願いするときは、必ず中国語で作ってもらえるよう依頼しましょう。
みなさまの中国ビザ申請がうまくいきますように。
